Weniger Meetings, mehr Zeit: Der radikale Plan für produktiveres Arbeiten
Autor: Andreas Wiehrdt
München, den 24.02.2025
Titelbild: DALL-E
Voraussichtliche Lesedauer: 14 Minuten.
Warum Meetings nerven – und wie wir sie besser machen
«Ich lieeebe Meetings und wünschte, ich hätte mehr davon.» – hat noch nie jemand gesagt. Meetings sind oft Zeitfresser. Sie sind ineffizient, zu lang, ohne klares Ziel oder einfach unnötig. Das Schlimmste daran? Wir alle wissen es – und doch verbringen wir immer wieder Stunden in Meetings, die wenig bringen.
Laut Umfragen haben mehr als zwei Drittel aller Büroarbeitenden nicht genug Zeit, um sich auf ihre eigentliche Arbeit zu konzentrieren. Der größte Störfaktor? Ineffiziente Meetings!
Die meisten Menschen empfinden Meetings als unproduktiv, unstrukturiert und häufig als unnötig. Trotzdem sind sie ein fester Bestandteil des Arbeitsalltags. Die Frage ist also: Können wir daran etwas ändern? Die Antwort ist: Ja! Und zwar nicht irgendwann, sondern jetzt.
Falls du denkst: «Ich kann daran eh nichts ändern.» oder «Unsere Meeting-Kultur ist einfach schlecht.» – dann ist genau das ein Problem. Wir alle haben mehr Einfluss, als wir glauben. Vielleicht kannst du nicht alle Meetings abschaffen, aber du kannst sie effizienter gestalten – für dich und dein Team.
Dieser Beitrag zeigt dir, warum Meetings so oft scheitern und gibt dir konkrete Tipps, um sie besser zu machen. Kein Blabla, keine utopischen Versprechen – sondern praktische Schritte, die wirklich funktionieren. Denn gute Meetings sparen nicht nur Zeit, sondern bringen Ergebnisse. Also, lass uns loslegen!
Hallo, ich bin der BrandDoctor und helfe Unternehmern, Gründern und Marketingverantwortlichen sowie Marken- und Designagenturen, ihre wichtigen Marken- und Marketingentscheidungen professionell und Erfolg versprechend zu treffen. In diesem Blog für Markenverantwortliche und -entscheider schreibe ich regelmäßig über interessante Themen rund um Marke und Markenstrategie.
Inhalte:
1. Warum Meetings oft scheitern – die 10 größten Probleme
2. Warum es so schwer ist, die Meeting-Kultur zu verändern
3. Wie laufen Meetings besser ab? 4 zentrale Veränderungen in eurer Meeting-Kultur
4. Tipps und Tricks für bessere Meetings, die wirklich funktionieren
5. Wie du aktiv zur Verbesserung der Meeting-Kultur beitragen kannst
6. Fazit: Meetings müssen kein hinzunehmendes Übel sein
Was du aus diesem Beitrag mitnehmen kannst:
👉 Meetings sind oft unnötig, zu lang oder ineffizient – aber es gibt konkrete Strategien, um sie produktiver zu gestalten.
👉 Durch einfache Maßnahmen wie klarere Agenden, kürzere Dauer und kleinere Teilnehmerkreise lassen sich Meetings sofort verbessern.
👉 Viele ineffektive Meetings bleiben bestehen, weil unausgesprochene Normen und Routinen nicht hinterfragt werden – das kannst du ändern.
👉 Praktische Tools wie „No-Meetings Fridays“ oder der „Meeting Doomsday“ helfen, die Anzahl und Qualität von Meetings nachhaltig zu optimieren.
👉 Jeder kann zur Verbesserung der Meeting-Kultur beitragen, indem er schlechte Meetings aktiv hinterfragt, unnötige Besprechungen ablehnt und effizientere Alternativen vorschlägt.
1. Warum Meetings oft scheitern – die 10 größten Probleme
Meetings sollten die Zusammenarbeit erleichtern, Entscheidungen beschleunigen und Teams auf Kurs halten. Doch allzu oft sind sie das genaue Gegenteil: Zeitfresser, die frustrieren und kaum Mehrwert liefern. Woran liegt das? Hier sind die zehn häufigsten Gründe, warum Meetings als ineffektiv, unnötig oder schlicht nervig empfunden werden – und wie sie vermieden werden können.
Fehlende Zielsetzung und Erwartungen
Viele Meetings werden anberaumt, ohne dass klar ist, was genau erreicht werden soll. Ohne eine konkrete Zielsetzung verlaufen Diskussionen ins Leere, und am Ende fühlt sich niemand wirklich verantwortlich für Ergebnisse. Die Teilnehmenden verlassen das Meeting mit der Frage: „Worum ging es hier eigentlich?“Unklare Agenda
Eine schlechte oder nicht vorhandene Agenda sorgt für Chaos. Themen werden ohne Priorisierung besprochen, die Diskussion schweift ab, und am Ende bleibt unklar, ob alle wichtigen Punkte überhaupt behandelt wurden. Wer ohne Struktur ins Meeting geht, verschwendet nicht nur seine eigene Zeit, sondern auch die der anderen.Überflüssige Gewohnheits-Meetings
Viele Meetings finden aus reiner Routine statt – täglich, wöchentlich oder monatlich, ohne zu hinterfragen, ob sie noch nötig sind. Das führt dazu, dass sich Diskussionen wiederholen, sich kaum neue Erkenntnisse ergeben und Teilnehmende ihre Zeit lieber mit produktiveren Aufgaben verbringen würden.Mangelnde Vorbereitung
Wenn Teilnehmende unvorbereitet erscheinen, müssen Grundlagen erst während des Meetings geschaffen werden. Das verlängert die Diskussion unnötig, führt zu Wiederholungen und erschwert fundierte Entscheidungen. Produktive Meetings beginnen nicht erst mit der Einladung, sondern mit einer guten Vorbereitung.Ineffiziente Moderation
Ohne eine starke Moderation laufen Meetings aus dem Ruder. Einzelne Personen dominieren die Diskussion, während andere kaum zu Wort kommen. Wichtige Themen werden nicht konsequent abgearbeitet, und am Ende fehlt es an einer klaren Steuerung, um das Meeting zu einem produktiven Abschluss zu bringen.Zu viele oder falsche Teilnehmer
Meetings mit zu vielen Teilnehmenden sind schwer zu steuern, und viele fühlen sich fehl am Platz. Häufig sind auch Personen eingeladen, die keinen direkten Beitrag leisten können oder sollen. Das führt dazu, dass sich einzelne langweilen, abschalten oder sich mit anderen Aufgaben beschäftigen.Technische Probleme
Besonders in Online-Meetings sind schlechte Verbindungen, defekte Mikrofone oder Softwareprobleme ständige Störfaktoren. Wertvolle Zeit geht verloren, weil sich die Gruppe mit technischen Schwierigkeiten herumschlägt, anstatt sich auf den eigentlichen Inhalt zu konzentrieren.Wiederholung bekannter Informationen
Oft werden in Meetings Inhalte diskutiert, die alle Anwesenden bereits kennen. Anstatt neue Erkenntnisse zu gewinnen oder Entscheidungen zu treffen, wird bereits Gesagtes wiederholt. Das wirkt nicht nur ermüdend, sondern lässt Meetings als reine Zeitverschwendung erscheinen.Ablenkungen und Unterbrechungen
Sei es durch Smartphones, E-Mails oder Nebengespräche – Ablenkungen sind ein großes Problem in vielen Meetings. Auch unstrukturierte Diskussionen oder ständige Abschweifungen kosten wertvolle Zeit und verhindern, dass das Meeting effizient genutzt wird.Fehlende, nicht dokumentierte Entscheidungen und Next Steps
Selbst wenn während des Meetings gute Ideen entstehen, verpufft die Wirkung oft, weil nichts festgehalten wird. Ohne klare Entscheidungen, Verantwortlichkeiten und nächste Schritte verpufft die Wirkung des Meetings – und es braucht bald das nächste, um dasselbe Thema erneut zu diskutieren.
Meetings scheitern oft an unklaren Zielen, schlechter Moderation und mangelnder Vorbereitung. Häufig sind sie zu lang, zu unstrukturiert oder einfach unnötig. Wenn wir verstehen, welche typischen Fehler Meetings ineffizient machen, können wir gezielt Maßnahmen ergreifen, um sie produktiver zu gestalten.
Doch warum bleiben ineffektive Meetings trotzdem bestehen? Warum fällt es uns so schwer, die Meeting-Kultur zu verändern, obwohl sich fast alle darüber beschweren? Im nächsten Kapitel schauen wir uns die unbewussten Regeln und Verhaltensmuster an, die Veränderungen im Weg stehen.
2. Warum es so schwer ist, die Meeting-Kultur zu verändern
Fast alle sind genervt von schlechten Meetings – und trotzdem bleibt oft alles beim Alten. Warum? Ein großer Teil des Problems liegt in ungeschriebenen Regeln und Gewohnheiten, die sich über Jahre in Unternehmen festgesetzt haben.
Jede Organisation hat bestimmte Normen für Meetings. Diese bestimmen, wie oft Meetings stattfinden, wer daran teilnimmt und ob es eine Agenda gibt – oder eben nicht. Oft wurden diese Regeln von Gründern festgelegt oder einfach von anderen Unternehmen übernommen. Und das Problem? Die meisten dieser Normen basieren nicht auf bewährten Methoden, sondern auf Tradition und Bequemlichkeit. Und noch schlimmer: oft sind diese »Regeln« überhaupt nicht dokumentiert und nur wenigen bekannt.
Pluralistische Ignoranz: Alle denken, sie seien allein mit ihrer Meinung
Ein entscheidender Faktor ist das Phänomen der pluralistischen Ignoranz. Viele Mitarbeitende halten Meetings für überflüssig oder schlecht organisiert, sprechen es aber nicht offen aus, weil sie glauben, die anderen würden sie für notwendig und hilfreich halten. In Wahrheit denken aber fast alle das Gleiche – niemand sagt es nur laut.
Das Abilene-Paradox: Gemeinsam in die falsche Richtung
Ein bekanntes Beispiel für pluralistische Ignoranz ist das sogenannte Abilene-Paradox. Eine US-amerikanische Familie fährt bei glühender Hitze in eine weit entfernte Stadt zum Abendessen – nur um dort festzustellen, dass niemand eigentlich hinwollte. Jeder ist mitgefahren, weil er dachte, die anderen seien begeistert von der Idee. Genau das passiert oft mit Meetings: Niemand hinterfragt, ob sie wirklich nötig sind, weil alle glauben, sie seien unausweichlich.
Die erlernte Hilflosigkeit
Zusätzlich gibt es eine Art erlernte Hilflosigkeit: Wir haben uns so sehr daran gewöhnt, in der Kaffeeküche über schlechte Meetings zu klagen, dass es fast schon ein Ritual geworden ist – ähnlich wie das Jammern über den Regen in Hamburg oder die Unpünktlichkeit der Bahn. Die Motivation, Meetings wirklich zu verbessern, fehlt oft, weil wir glauben, dass es sowieso nichts bringt. Dabei wäre es mit den richtigen Schritten durchaus möglich, die Meetingkultur zu ändern.
Normen bewusst hinterfragen
Der erste Schritt zur Veränderung ist, die unausgesprochenen Meeting-Regeln sichtbar zu machen. Wenn niemand ausspricht, dass er nicht nach »Abilene« zum Abendessen fahren will, dann landet die ganze Familie trotzdem dort. Das bedeutet: Wer Meetings verbessern will, muss sie aktiv hinterfragen und die üblichen Muster durchbrechen. Denn nur so können neue, bessere Gewohnheiten entstehen.
Schlechte Meetings bleiben bestehen, weil wir uns an ineffiziente Routinen gewöhnt haben und glauben, dass sie nicht zu ändern sind. Oft liegt das Problem in unbewussten Gruppenmechanismen wie pluralistischer Ignoranz oder dem Abilene-Paradox – alle denken, Meetings seien notwendig, nur weil niemand das Gegenteil sagt. Doch wenn wir diese ungeschriebenen Regeln erkennen, können wir sie hinterfragen und gezielt verbessern.
Jetzt, da wir wissen, warum Meetings oft so frustrierend sind und warum es schwerfällt, sie zu ändern, stellt sich die entscheidende Frage: Wie geht es besser? Im nächsten Kapitel schauen wir uns bewährte Regeln und Best Practices an, die helfen, Meetings produktiver, klarer und zielgerichteter zu gestalten.
3. Wie laufen Meetings besser ab? 4 zentrale Veränderungen in eurer Meetingkultur
Meetings müssen nicht zwangsläufig ineffizient und nervig sein. Mit der richtigen Struktur, klugen Entscheidungen und klarer Moderation lassen sie sich erheblich verbessern. Dabei helfen vier zentrale Veränderungen in der Meetingkultur:
1. Jedes einzelne Meeting hinterfragen
Nicht jedes Thema erfordert eine Besprechung. Viel zu oft werden Meetings aus Gewohnheit oder Unsicherheit anberaumt, anstatt nach effizienteren Alternativen zu suchen. Bevor ein Meeting angesetzt wird, sollte man sich fragen: »Muss dieses Thema wirklich im Gespräch geklärt werden, oder existiert eine andere, effizientere Möglichkeit?«
Meetings sind dann sinnvoll, wenn sie einen echten Austausch erfordern, etwa um Entscheidungen zu treffen, neue Erkenntnisse zu gewinnen, den Teamzusammenhalt zu stärken oder gemeinsam an einer Aufgabe zu arbeiten. Reine Informationsweitergabe, Status-Updates oder das Durchgehen von technischen Anleitungen lassen sich meist effizienter in einer E-Mail, einem geteilten Dokument oder durch asynchrone Kommunikation erledigen.
Eine einfache Faustregel: Wenn eine Besprechung keine offene Diskussion oder aktive Beteiligung benötigt, kann sie vermutlich entfallen. Führungskräfte sollten aktiv hinterfragen, ob ein Meeting wirklich den besten Kommunikations- und Lösungsweg darstellt – und Mitarbeitende sollten sich ermutigt fühlen, unnötige Meetings infrage zu stellen. Weiter unten beschreibe ich mit dem »Meeting Doomsday« einen eindrucksvollen Trick, die Notwendigkeit wiederkehrender Meetings regelmäßig zu überprüfen.
2. Meetings so kurz wie möglich halten
Die Standardlänge von Meetings – oft 30 oder 60 Minuten – ist eine willkürliche Konvention, die sich selten an den tatsächlichen Bedarf anpasst. Viele Besprechungen könnten in der Hälfte oder gar einem Drittel der Zeit erledigt werden, wenn sie klarer strukturiert wären und sich auf das Wesentliche konzentrieren würden.
Statt einfach automatisch eine volle Stunde im Kalender zu blockieren, sollte jedes Meeting genau die Zeit bekommen, die es wirklich braucht. Warum nicht 12, 18 oder 25 Minuten? Studien zeigen, dass Meetings produktiver sind, wenn sie einen klar definierten Zeitrahmen haben, der sich nach dem tatsächlichen Bedarf richtet – und nicht nach Kalenderstandards.
Ein bewährter Trick ist der Einsatz von Steh-Meetings. Untersuchungen belegen, dass sich Gespräche im Stehen automatisch auf das Wesentliche konzentrieren, ohne dass die Qualität der Diskussion leidet. Stehende Meetings sind oft kürzer, dynamischer und verhindern unnötige Ablenkungen (zum Beispiel durch mitgebrachte Labtops). Eine weitere Möglichkeit sind Walking Meetings, bei denen kleinere Gruppen beim Gehen über wichtige Themen sprechen. Diese Formate fördern nicht nur den Fokus, sondern auch Kreativität und eine aktivere Beteiligung.
3. Die richtigen Personen einladen
Eines der größten Probleme in Meetings ist eine zu große Teilnehmerzahl. Oft werden Mitarbeitende eingeladen, nur um niemanden auszuschließen oder um sicherzustellen, dass »alle informiert sind«. Das führt dazu, dass viele einfach nur zuhören oder sich parallel mit anderen Aufgaben beschäftigen, weil sie eigentlich gar nicht gebraucht werden.
Meetings sollten nur diejenigen einladen, die wirklich einen aktiven, kompetenten Beitrag leisten oder eine Entscheidung treffen können und müssen. Alle anderen sollten stattdessen nach dem Meeting über die Ergebnisse informiert werden. Eine Möglichkeit, dies umzusetzen, ist die sogenannte Zwei-Pizza-Regel (bekannt aus Amazon-Teams): Ein Meeting sollte nie so groß sein, dass nicht alle Anwesenden mit zwei Pizzen satt werden könnten – sprich, mehr als sechs bis acht Personen sind meist zu viel.
Einige Unternehmen haben formale Regeln eingeführt, um Meetings schlanker zu halten. Microsoft Japan verlangt insbesondere eine Genehmigung für Meetings mit mehr als fünf Teilnehmenden. Solche Vorgaben zwingen dazu, sich bewusst zu überlegen, wer wirklich dabei sein muss.
Ein einfacher, aber wirkungsvoller Ansatz ist es zudem, klar zu kommunizieren, warum jemand nicht eingeladen wird. Statt jemanden einfach auszuladen, hilft es, die Person frühzeitig über die relevanten Punkte zu informieren und ihr eine Möglichkeit zu geben, sich bei Bedarf vorab einzubringen. So fühlen sich Mitarbeitende nicht ausgeschlossen, sondern wissen, dass ihre Zeit respektiert wird.
4. Agenden als Fragen formulieren
Viele Meetings sind ineffektiv, weil sie eine schlechte oder gar keine Agenda haben. Selbst wenn eine Liste von Themen vorbereitet ist, wird diese oft nur als Checkliste zum Abhaken genutzt – anstatt als echtes Steuerungsinstrument für eine produktive Diskussion.
Eine bessere Methode ist es, die Agenda nicht als Themenliste, sondern als konkrete Fragen zu formulieren. Statt »Strategie für Q3« könnte die Agenda etwa die Frage enthalten: »Welche drei Hauptprioritäten sollten wir für Q3 setzen?«. Dies zwingt die Teilnehmenden dazu, sich im Vorfeld Gedanken zu machen und sich aktiv an der Lösungssuche zu beteiligen.
Das hat gleich mehrere Vorteile:
Klarheit über den Zweck des Meetings: Jeder weiß genau, welche Fragen am Ende des Meetings beantwortet sein müssen.
Gezieltere Diskussionen: Anstatt vage über ein Thema zu sprechen, arbeiten alle gemeinsam auf eine Lösung hin.
Automatische Strukturierung: Sobald alle Fragen beantwortet sind, ist das Meeting beendet – oft schneller als gedacht.
Zusätzlich hilft es, die Moderation rotieren zu lassen, damit verschiedene Teammitglieder Verantwortung für Meetings übernehmen. So entstehen neue Dynamiken, und Meetings laufen nicht immer nach demselben Muster ab.
Effektive Meetings beginnen mit der bewussten Entscheidung, ob sie überhaupt notwendig sind. Sie sollten so kurz wie möglich gehalten, nur mit den relevanten Personen durchgeführt und mit einer fragengestützten Agenda strukturiert werden. Diese einfachen Maßnahmen helfen dabei, Meetings produktiver und zielgerichteter zu gestalten.
Doch selbst die besten Meetings können noch verbessert werden, indem man bewusst Techniken und Methoden einsetzt, die für mehr Effizienz sorgen. Im nächsten Kapitel stelle ich euch einige bewährte Tricks vor, mit denen ihr Meetings gezielt optimieren könnt.
4. Tipps und Tricks für bessere Meetings, die wirklich funktionieren
Es gibt unzählige Strategien, um Meetings effizienter zu gestalten – von strukturierten Agenden bis hin zu strikten Zeitlimits. Doch nicht alle Maßnahmen bringen wirklich den gewünschten Effekt. In diesem Kapitel stelle ich euch 3 bewährte Methoden vor, die in der Praxis nachweislich helfen, Meetings seltener, kürzer, kleiner und produktiver zu machen. Diese Auswahl basiert auf eigenen Erfahrungen und darauf, was sich in vielen Unternehmen als besonders wirksam erwiesen hat.
4.1. No-Meetings Fridays – Ein ganzer Tag ohne Besprechungen
Viele Unternehmen kämpfen mit einer Meeting-Überlastung, die dazu führt, dass kaum noch Zeit für konzentriertes Arbeiten bleibt. Eine einfache, aber wirkungsvolle Lösung ist der sogenannte No-Meetings Friday (auch als Fokus Friday bekannt). Dabei wird ein ganzer Wochentag – oft der Freitag – von Meetings komplett freigehalten, um ungestörtes Arbeiten zu ermöglichen.
Warum funktioniert das?
Es gibt einen fest eingeplanten Zeitraum für Deep Work, in dem komplexe Aufgaben ohne Unterbrechung erledigt werden können.
Mitarbeitende können ihre Woche bewusster planen, weil sie wissen, dass an diesem Tag keine spontanen Meetings dazwischenkommen.
Teams berichten, dass sie sich produktiver fühlen und weniger gestresst sind, weil sie ihre Projekte in Ruhe abschließen können.
Einige Unternehmen erweitern das Konzept auf mehrere Tage oder führen „Meeting-freie Vormittage“ ein, um den Effekt noch stärker zu nutzen.
4.2. Meeting Doomsday – Radikale Aufräumaktion für den Kalender
Viele Teams leiden unter einer Flut von wiederkehrenden Meetings, die irgendwann einmal angesetzt wurden – und die nun Woche für Woche Zeit kosten, ohne dass sie noch wirklich nützlich sind. Die Lösung: Der Meeting Doomsday.
Wie funktioniert das?
An einem festgelegten Tag (einmal im Jahr oder einmal pro Quartal) werden alle wiederkehrenden Meetings von Support aus den Kalendern des Teams gelöscht.
Danach darf jedes wiederkehrende Meeting nur dann erneut angesetzt werden, wenn es nachweislich noch einen echten Nutzen hat und bewusst erneuert wird.
Warum funktioniert das?
Teams hinterfragen alte Meeting-Routinen und setzen Besprechungen nur dann neu an, wenn sie wirklich gebraucht werden.
Die Anzahl an Meetings wird automatisch reduziert, da viele Einladende merken, dass einige wiederkehrende Meetings inzwischen eigentlich überflüssig waren.
Es schafft ein Bewusstsein dafür, dass Meetings kein Selbstzweck sind, sondern ein bewusst eingesetztes Werkzeug bleiben sollten.
Viele Unternehmen kombinieren den Meeting Doomsday mit einer festen »Ablauffrist« für wiederkehrende Meetings – das heißt, jedes regelmäßig stattfindende Meeting wird automatisch nach drei oder sechs Wiederholungen gelöscht, wenn es nicht aktiv erneuert wird.
4.3. Die Check-in-Methode – Meetings bewusst beginnen und beenden
Meetings verlaufen oft unproduktiv oder chaotisch, weil Teilnehmende mit ihren Gedanken noch bei anderen Aufgaben sind oder Meetings ziel- und vereinbahrungslos enden. Eine einfache Methode, um Meetings strukturierter und fokussierter zu gestalten, ist das Ein- und Auschecken.
Wie funktioniert das?
Gleich zu Beginn des Meetings stellt die Moderatorin oder der Moderator eine einleitende Frage, wie zum Beispiel »Mit welchen Gedanken und Gefühlen kommt ihr heute in dieses Meeting?«. Die Frage wird dann von jeder und jedem Teilnehmenden so kurz wie möglich reihum beantwortet; so kurz und knapp wie möglich, aber so aussagekräftig wie nötig. Jede Teilnehmerin und jeder Teilnehmer hat ungefähr ein, zwei Minuten Zeit für seine Antwort. Sie oder er darf nicht unterbrochen werden. Die Moderatorin oder der Moderator dürfen nach Endes der Schilderung Verständnisfragen stellen oder die Antwort mit eigenen Worten zusammenfassen (paraphrasieren), um sicherzustellen, alles richtig verstanden zu haben.
Die Check-out-Frage ist die letzte Chance für die Teilnehmenden, ihre Gefühle über die Ergebnisse oder den Verlauf des Meetings mitzuteilen, egal ob positiv oder negativ. Die Check-out-Methode stellt sicher, dass potenzielle Enttäuschungen, Verärgerungen, Optimierungsvorschläge, Learnings, Erfolgserlebnisse und Fortschritte mit allen geteilt und später adressiert werden können.
Warum funktioniert das?
Das Check-in sorgt dafür, dass alle präsent sind und aktiv teilnehmen, anstatt nur „abzusitzen“.
Der Check-out verhindert, dass Meetings ohne Ergebnisse enden und zwingt die Teilnehmenden, sich über die nächsten Schritte klar zu werden.
Wenn ihr mehr über die Check-in-Methode lernen möchtet, empfehle ich euch meinen Beitrag »Revolutioniere Deine Meetings: die Kraft der Check-in-Methode« hier im Blog.
Meetings lassen sich durch gezielte Maßnahmen erheblich verbessern. Feste Meeting-freie Zeiten, das regelmäßige Löschen alter Meetings, strukturierte Check-in- und Check-out-Methoden sowie bewusst kürzere und aktivere Formate wie Steh- oder Walking Meetings tragen dazu bei, Besprechungen seltener, kürzer und produktiver zu gestalten.
Doch selbst mit optimierten Meetings bleibt eine Herausforderung bestehen: Wie stellt man sicher, dass Meetings nicht nur effizient ablaufen, sondern auch eine echte Wirkung haben? Im nächsten Kapitel geht es darum, wie jede und jeder Einzelne aktiv dazu beitragen kann, eine bessere Meeting-Kultur im Unternehmen zu etablieren.
5. Wie du aktiv zur Verbesserung der Meeting-Kultur beitragen kannst
Eure Meeting-Kultur verändert sich nicht von selbst. Damit eine Organisation ihre Meeting-Kultur verbessert, braucht es Menschen, die alte Routinen hinterfragen und neue, bessere Gewohnheiten anstoßen. Dabei kann jede und jeder Einzelne eine entscheidende Rolle spielen – unabhängig von der eigenen Position im Unternehmen. Hier sind konkrete Schritte, die du unternehmen kannst, um Meetings in deinem Unternehmen produktiver, effizienter und seltener zu machen.
5.1. Meetings bewusst hinterfragen – Ist das wirklich nötig?
Ein einfacher, aber wirkungsvoller erster Schritt ist es, Meetings nicht einfach als unvermeidlich hinzunehmen. Stell dir bei jeder Einladung (und bevor du selbst ein Meeting ansetzt) folgende Fragen: • Ist dieses Meeting wirklich notwendig oder könnte das Thema auch per E-Mail oder Chat geklärt werden? • Gibt es eine Möglichkeit, die Besprechung kürzer oder kleiner zu halten? • Was genau soll am Ende des Meetings erreicht, welche Fragen müssen beantwortet werden?
Falls die Antworten nicht überzeugend sind, sprich es offen an. Oft genügt eine einfache Nachfrage wie: »Brauchen wir dieses Meeting wirklich, oder gibt es eine effizientere Alternative?«. In vielen Fällen werden sich andere Teilnehmende ebenfalls fragen, ob die Besprechung nötig ist – sie haben es nur bisher nicht ausgesprochen.
5.2. Die laufende Verbesserung der Meeting-Kultur als Gesprächsthema etablieren
Kulturelle Veränderungen beginnen oft mit ehrlichen Gesprächen. Wenn du das Gefühl hast, dass Meetings in deinem Unternehmen ineffektiv sind, sprich es aktiv an – nicht als Kritik, sondern als Verbesserungsvorschlag.
Teile deine Beobachtungen mit Kolleginnen und Kollegen und sammle Meinungen dazu, wie Meetings besser laufen könnten.
Frage dein Team oder deine Führungskraft, ob ihr gemeinsam neue Meeting-Regeln testen wollt – z. B. kürzere Meetings, No-Meetings-Zeiten oder bessere Agenden.
Falls du selbst Meetings leitest, experimentiere mit neuen Methoden und lade dein Team dazu ein, Feedback zu geben.
Das Ziel ist, eine offene Diskussion über Meetings als festen Bestandteil der Unternehmenskultur zu etablieren.
5.3. Mutig sein: Unproduktive Meetings verlassen oder ablehnen
Nicht jedes Meeting verdient deine Zeit. Wenn du in einer Besprechung sitzt, in der dein Beitrag nicht gefragt ist oder das Meeting offensichtlich ins Leere läuft, überlege, ob du es vorzeitig verlassen kannst.
Wenn eine Einladung unklar ist, frage vorher nach: »Was wird konkret von mir in diesem Meeting erwartet?« oder »Wie kann ich zum Ergebnis dieses Meetings durch meine Anwesenheit beitragen?« Falls die Antwort nicht überzeugend ist, kannst du höflich absagen.
Falls du während eines Meetings merkst, dass deine Anwesenheit nicht notwendig ist, sprich es an: »Ich sehe gerade, dass ich hier keinen Mehrwert beitragen kann. Ich würde mich ausklinken und meine Zeit anders nutzen.“
Auch wenn es anfangs ungewohnt ist: In vielen Unternehmen ist es völlig akzeptabel, ineffiziente Meetings höflich abzulehnen – solange du deine Gründe klar kommunizierst.
5.4. Meetings durch kluge Vorbereitung und Moderation verbessern
Wenn du selbst Meetings organisierst oder daran teilnimmst, kannst du aktiv dazu beitragen, dass sie besser laufen. Hier ein paar einfache, aber wirkungsvolle Maßnahmen:
Setze eine klare Zielsetzung: Formuliere vorab, was genau in diesem Meeting erreicht , welche Fragen beantwortet werden sollen.
Sorge dafür, dass jeder Teilnehmer weiß, warum ihre oder seine Mitarbeit im Meeting unerlässlich und was ihr oder sein Beitrag ist.
Behalte die Zeit im Blick: Falls Diskussionen abschweifen, erinnere daran, zum eigentlichen Thema zurückzukehren.
Fordere konkrete Next Steps ein: Beende Meetings nicht ohne klare Entscheidungen und Verantwortlichkeiten.
5.5. Kleine Experimente starten und Vorbild sein
Die Veränderung einer Meeting-Kultur braucht Zeit. Statt sofort radikale Änderungen zu fordern, kannst du mit kleinen Experimenten beginnen:
Teste ein Steh- oder Lauf-Meeting und beobachte, ob es dadurch kürzer und fokussierter wird.
Starte eine Woche mit dem Prinzip: Für jedes Meeting muss vorab klar sein, welche Frage(n) beantwortet werden müssen – sonst findet sie nicht statt.
Lade nur die absolut relevanten Personen zu Meetings ein und informiere andere nachträglich per Protokoll.
Oft reichen solche kleinen Maßnahmen, um zu zeigen, dass es auch anders geht – und inspirieren andere, diese Methoden ebenfalls auszuprobieren.
Meetings verbessern sich nicht von allein – jemand muss die Initiative ergreifen. Durch kritisches Hinterfragen, bewusste Entscheidungen und mutiges Handeln kann jede und jeder dazu beitragen, ineffiziente Meetings zu reduzieren und produktivere Alternativen zu etablieren.
Doch wie schafft man es, diese Veränderungen nachhaltig im Unternehmen zu verankern? Im nächsten Kapitel geht es darum, wie Teams eine langfristig bessere Meeting-Kultur aufbauen und neue Gewohnheiten festigen können.
6. Fazit: Meetings müssen kein hinzunehmendes Übel sein
Meetings haben einen schlechten Ruf – und oft zurecht. Sie kosten Zeit, lenken von der eigentlichen Arbeit ab und sind häufig ineffizient. Doch das bedeutet nicht, dass Meetings grundsätzlich schlecht sind. Richtig geplant und durchgeführt, können sie produktiv, zielführend und sogar motivierend sein. Entscheidend ist, dass Unternehmen und Einzelpersonen bewusst mit dem Thema umgehen und alte Routinen hinterfragen.
Die wichtigsten Learnings:
Nicht jedes Meeting ist notwendig – viele Themen lassen sich effizienter per E-Mail, Chat oder asynchroner Zusammenarbeit lösen.
Meetings müssen ein klares Ziel haben – ohne konkrete Fragestellung oder Entscheidungspunkte wird wertvolle Zeit verschwendet.
Weniger ist mehr – kürzere Meetings mit weniger Teilnehmerinnen sind oft produktiver als große Diskussionsrunden.
Neue Formate ausprobieren – No-Meetings-Fridays, Steh-Meetings oder Walking Meetings können helfen, Besprechungen effektiver zu gestalten.
Jeder kann zur Verbesserung beitragen – Meeting-Kultur ist kein statisches System, sondern etwas, das aktiv verändert werden kann, auch von dir.
Konkrete nächste Schritte zur Verbesserung der eigenen Meetings:
Meetings hinterfragen – Muss dieses Meeting wirklich stattfinden? Falls nicht, kann eine Mail oder ein asynchrones Update ausreichen.
Klarere Struktur etablieren – Jedes Meeting braucht eine klare Zielsetzung und eine Agenda mit relevanten Fragen.
Zeit und Teilnehmerzahl optimieren – Meetings so kurz wie möglich halten und nur die Personen einladen, die wirklich gebraucht werden.
Produktive Meeting-Formate testen – Methoden wie Steh-Meetings, Ein- und Auschecken oder die Meeting-Scorecard gezielt ausprobieren.
Veränderungen aktiv anstoßen – Meeting-Kultur verändert sich nur, wenn jemand den ersten Schritt macht. Sei mutig und hinterfrage bestehende Routinen!
Meetings neu denken – Jetzt ist der richtige Zeitpunkt!
Meetings müssen kein lästiges Übel sein – sie können echte Mehrwerte schaffen, wenn sie bewusst gesteuert werden. Jeder kann dazu beitragen, dass Meetings seltener, kürzer und produktiver werden. Es braucht nur den ersten Schritt. Also: Welche Meetings in deinem Kalender kannst du sofort überdenken oder optimieren?
Fang heute an, deine Meetings zu verbessern – du wirst überrascht sein, wie viel Zeit und Energie du und deine Team-Kolleginnen und -kollegen dadurch zurückgewinnen!
Der BrandDoctor hilft bei wichtigen Markenentscheidungen mit Tragweite.
Als BrandDoctor helfe ich Unternehmern, Gründern und Marketingverantwortlichen sowie Marken- und Designagenturen dabei, ihre wichtigen Marken- und Marketingentscheidungen professionell und Erfolg versprechend zu treffen. Mit innovativen Tools unterstütze ich sie, das wichtige strategische Fundament dafür zu legen, mit ihren Marken nachhaltig erfolgreich am Markt zu agieren.
Über den Autor: Andreas Wiehrdt entwickelt und revitalisiert Marken seit über 20 Jahren. Allein, als Markenstrategieberater oder im Team mit erfahrenen Spezialisten aus seinem Kompetenznetzwerk.
Transparenz-Hinweis: KI als Werkzeug, nicht als Ersatz
Als Content Creator nutze ich selbstverständlich jede technische Unterstützung, die mir hilft, meine Inhalte noch besser und hilfreicher zu machen. Künstliche Intelligenz (KI) ist dabei ein Werkzeug – aber keine Ersatzlösung. Die Ideen für meine Beiträge, die Struktur und die Textentwürfe stammen nach wie vor von mir. KI hilft mir, Themen zu recherchieren, Texte zu optimieren und Feinschliff zu geben. Mir ist bewusst, dass KI nicht perfekt ist, daher überprüfe ich alle Inhalte sorgfältig, recherchiere zusätzlich und stelle sicher, dass meine Beiträge fundiert und verlässlich bleiben. Kurz gesagt: KI unterstützt mich – aber die Verantwortung für meinen Content trage ich selbst.
