Warum du am Zeitmanagement so oft scheiterst – und wie du es ab jetzt besser machst.
Autor: Andreas Wiehrdt
München, den 29.01.2025
Titelbild: DALL-E
Voraussichtliche Lesedauer: 12 Minuten.
Bei mir war’s ein schicker, in schwarzes Leder gebundener Ringhefter im Format A5. Mein neuer Chef legte ihn mir mit einem wissenden Grinsen und einem Seminargutschein auf den Schreibtisch. »Time/system« – klang wichtig, war es auch. Dieses edle Ringbuch war Teil einer damals brandneuen Methode, um endlich Ordnung ins Chaos zu bringen und produktiver zu werden. Und was soll ich sagen? Das »Time/system« hat mich viele Jahre brav begleitet. (Mehr über den Time Manager und die Seiwert-Methode im Kasten weiter unten). Digitale Organizer? Damals noch Fehlanzeige! PCs standen damals höchstens in Science-Fiction-Filmen. In den 80ern war Zeitmanagement der heiße Scheiß. Ständig ploppten neue Methoden auf – und alte wurden wieder ausgebuddelt. Alles natürlich mit dem noblen Ziel, uns produktiver zu machen … und dabei ordentlich Geld mit schlauen Konzepten zu verdienen.
Mal ehrlich: Zeit lässt sich doch eigentlich gar nicht managen. Niemand kann die Uhr anhalten, um ein paar Minuten einzusparen. Aber: Wer seine Zeit clever organisiert, kriegt mehr gebacken. Und wer schneller fertig ist, hat mehr vom Leben – klingt logisch, oder?
Ich habe im Laufe meines Berufslebens viele dieser Methoden ausprobiert. Manche wurden feste Bestandteile meiner Routine, andere sind irgendwo im Nirwana verschwunden. Manchmal ärgert mich das, denn viele dieser Ansätze sind verdammt effektiv – wenn man sie denn richtig anwendet.
Hallo, ich bin der BrandDoctor und helfe Unternehmern, Gründern und Marketingverantwortlichen sowie Marken- und Designagenturen, ihre wichtigen Marken- und Marketingentscheidungen professionell und Erfolg versprechend zu treffen. In diesem Blog für Markenverantwortliche und -entscheider schreibe ich regelmäßig über interessante Themen rund um Marke und Markenstrategie.
In diesem Beitrag stelle ich euch deshalb 10 meiner liebsten Zeitmanagement-Methoden vor. Und zum Schluss gibt es noch ein paar handfeste Tipps, wie ihr diese Tools dauerhaft in euren Alltag integriert. Neugierig? Dann schnappt euch einen Kaffee oder Tee – wir legen los!
Das analoge Zeitmanagementsystem von Time/system gibt es immer noch (Foto: timesystem.de).
Inhalte:
Einleitung: Warum Zeitmanagement so oft scheitert – und wie du es besser machst
Das Pareto-Prinzip (80/20-Regel)
Die Eisenhower-Matrix
Die Ivy-Lee-Methode
Die Pomodoro-Technik
Timeboxing
Task Batching
Die 3-3-3-Regel
Theory of Constraints (Engpasstheorie)
Eat That Frog
Die ALPEN-Methode
Tipps zur erfolgreichen Integration von Zeitmanagement-Methoden
Fazit: Deine Zeit, deine Regeln
Literaturtipps zum Thema Zeitmanagement
1. Einleitung: Warum Zeitmanagement so oft scheitert – und wie du es besser machst.
Kennen wir doch alle: Der Tag startet mit einer endlosen To-do-Liste, von denen mindestens die Hälfte schon gestern erledigt gehörten, das E-Mail-Postfach platzt aus allen Nähten, und am Ende des Tages fragt ihr euch: »Was habe ich heute eigentlich geschafft?«
Willkommen im ganz normalen Wahnsinn des Arbeitsalltags! Besonders für Unternehmerinnen, Unternehmer und Marketingverantwortliche ist Zeit oft der knappste Rohstoff. Und genau hier setzt gutes Zeitmanagement an. Klingt simpel, ist es aber nicht.
Warum scheitern so viele an Zeitmanagement-Methoden?
Obwohl es unzählige Tools, Methoden und Ratgeber gibt, klappt es oft nicht, sie nachhaltig in den Alltag zu integrieren. Warum?
Überforderung: Zu viele Methoden auf einmal ausprobiert – und schnell die Lust verloren.
Unrealistische Erwartungen: Nach einer Woche wird der große Durchbruch erwartet. Spoiler: Der kommt selten so schnell.
Mangelnde Routine: Methoden werden nicht konsequent angewendet. Ohne Regelmäßigkeit bringt die beste Strategie nichts.
Fehlende Flexibilität: Starre Methoden passen nicht zu jedem Arbeitsstil. Wer nicht anpasst, scheitert.
Perfektionismus: Alles perfekt machen zu wollen, kostet Zeit – und Nerven.
Damit dir das nicht passiert, bekommst du in diesem Beitrag:
👉 10 bewährte Zeitmanagement-Methoden, die wirklich funktionieren.
👉 Eine klare Erklärung, wie jede Methode dir im Alltag hilft.
👉 Tipps, wie du die Methoden direkt umsetzen kannst – ohne viel Aufwand.
👉 Strategien, um die neuen Routinen dauerhaft beizubehalten.
👉 Konkrete Beispiele, wie du typische Zeitfresser eliminierst.
Kurz gesagt:
Viele scheitern am Zeitmanagement, weil sie sich zu viel vornehmen oder Methoden nicht konsequent anwenden. Mit den richtigen Tools und etwas Disziplin kann aber jede und jeder seine Produktivität spürbar steigern.
Neugierig, wie das geht? Dann schauen wir uns jetzt die erste Methode an: das Pareto-Prinzip – der 80/20-Hebel für mehr Effizienz.
2. Das Pareto-Prinzip (80/20-Regel).
Stell dir vor, du könntest mit nur 20 % deines Aufwands satte 80 % deiner Ergebnisse erzielen. Klingt zu schön, um wahr zu sein? Ist es aber nicht! Genau das steckt hinter dem Pareto-Prinzip – einer der effektivsten Hebel, um smarter und nicht härter zu arbeiten.
Ursprung des Prinzips
Der italienische Ökonom Vilfredo Pareto entdeckte Ende des 19. Jahrhunderts, dass 80 % des Landes in Italien im Besitz von nur 20 % der Bevölkerung waren. Diese Ungleichverteilung fand er nicht nur in der Wirtschaft, sondern auch in vielen anderen Bereichen wieder. Später wurde diese Erkenntnis von Management-Experten auf die Produktivität übertragen – mit enormem Erfolg.
Wie funktioniert das Pareto-Prinzip?
Das Prinzip ist simpel:
20 % deiner Aufgaben bringen 80 % deiner Ergebnisse.
Umgekehrt gilt leider oft auch: 80 % deiner Tätigkeiten sind nur für 20 % deines Erfolgs verantwortlich.
Das bedeutet konkret: Wenn du die richtigen Aufgaben priorisierst, kannst du mit wenig Aufwand große Wirkung erzielen. Der Trick ist, genau diese 20 % der wirklich wichtigen Aufgaben zu identifizieren und konsequent abzuarbeiten. Spoiler: Die Eisenhower-Matrix hilft dir, dich auf die wirklich wichtigen und dringlichen Aufgaben zu fokussieren.
Anwendung im Alltag
To-do-Listen hinterfragen: Welche Aufgaben bringen mich wirklich voran?
Kundenanalyse: Welche 20 % meiner Kunden bringen 80 % meines Umsatzes?
Produktentwicklung: Welche Features nutzen die meisten Kundinnen und Kunden?
Das Pareto-Prinzip hilft besonders Unternehmerinnen und Unternehmern sowie Marketingverantwortlichen, den Fokus auf das zu legen, was wirklich zählt.
Die größte Herausforderung: Die Krux liegt darin, diese entscheidenden 20 % zu erkennen. Oft fehlt der Überblick, oder man verliert sich in Kleinkram. Das Pareto-Prinzip erfordert daher regelmäßige Reflexion und den Mut, Unwichtiges konsequent auszublenden.
Kurz gesagt: Mit dem Pareto-Prinzip kannst du gezielt die Aufgaben angehen, die dir den größten Nutzen bringen. Wer seine Top 20 % kennt und ihnen Priorität einräumt, arbeitet effizienter und erfolgreicher.
Wie du deine Aufgaben noch besser priorisieren kannst, erfährst du jetzt mit der Eisenhower-Matrix – dem Klassiker für smarte Entscheidungen.
3. Die Eisenhower-Matrix – Priorisieren wie ein Präsident.
Wenn jemand weiß, wie man Entscheidungen trifft, dann wohl ein ehemaliger US-Präsident und Oberbefehlshaber. Dwight D. Eisenhower musste in seiner Karriere ständig Prioritäten setzen – erst im Zweiten Weltkrieg, später als Präsident der Vereinigten Staaten. Von ihm stammt die kluge Erkenntnis: »Wichtige Dinge sind selten dringend, und dringende Dinge sind selten wichtig.« Genau daraus entwickelte sich die Eisenhower-Matrix – ein praktisches Tool, um Aufgaben effektiv zu priorisieren.
Wie funktioniert die Eisenhower-Matrix?
Die Methode teilt Aufgaben in vier Kategorien auf:
1. Wichtig und dringend → Sofort erledigen!
Krisen, Deadlines, brennende Probleme
Beispiel: Ein Kunde droht abzuspringen, wenn du nicht heute reagierst.
2. Wichtig, aber nicht dringend → Planen!
Langfristige Ziele, strategische Aufgaben
Beispiel: Die Markenstrategie für das kommende Jahr entwickeln.
3. Dringend, aber nicht wichtig → Delegieren!
Aufgaben, die erledigt werden müssen, aber nicht von dir
Beispiel: Termine koordinieren, einfache Anfragen beantworten.
4. Weder wichtig noch dringend → Streichen!
Zeitfresser, die keinen echten Mehrwert bieten
Beispiel: Endlos durch Social Media scrollen oder unnötige Meetings.
Warum ist die Methode so effektiv?
Klarer Fokus: Du erkennst, was wirklich zählt.
Stressreduktion: Weniger Hektik durch klare Prioritäten.
Produktivitätsschub: Zeitfresser fliegen raus, wichtige Aufgaben kommen nach vorn.
Die größte Herausforderung: Die größte Stolperfalle? Ehrlichkeit! Viele neigen dazu, unwichtige Aufgaben als dringend einzustufen, um sich produktiv zu fühlen. Die Kunst liegt darin, ehrlich zu bewerten, was wirklich wichtig ist – und den Mut zu haben, Unwichtiges auszusortieren oder abzugeben.
Kurz gesagt: Die Eisenhower-Matrix hilft dir, den Fokus auf das Wesentliche zu legen und nicht im Alltagsstress unterzugehen. Wer seine Aufgaben klug einteilt, arbeitet strukturierter und effizienter.
Wie du mit einer einfachen Methode noch gezielter deine wichtigsten Aufgaben planst, erfährst du jetzt mit der Ivy-Lee-Methode – ein Klassiker für smarte Tagesplanung!
4. Die Ivy-Lee-Methode – Simpel, aber hocheffektiv.
Manchmal sind die einfachsten Methoden die wirkungsvollsten. Genau das beweist die Ivy-Lee-Methode, die bereits 1918 von dem erfolgreichen Unternehmensberater Ivy Lee entwickelt wurde. Der Legende nach wurde er von Charles M. Schwab, dem damaligen CEO von Bethlehem Steel, engagiert, um die Produktivität seiner Manager zu steigern. Ivy Lee gab einen simplen, aber genialen Tipp – und verlangte kein Honorar, nur das Versprechen, die Methode auszuprobieren. Nach drei Monaten überwies Schwab ihm 25.000 Dollar (eine Summe, die heute einem kleinen Vermögen entspricht). Warum? Weil die Methode ein voller Erfolg war.
Wie funktioniert die Ivy-Lee-Methode?
Schritt 1: Am Ende jedes Arbeitstages schreibst du die sechs wichtigsten Aufgaben für den nächsten Tag auf.
Schritt 2: Du priorisierst diese Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit von 1 bis 6 (Auch hier hilft die Eisenhower-Methode).
Schritt 3: Am nächsten Tag startest du mit der obersten Aufgabe und arbeitest sie vollständig ab, bevor du zur nächsten übergehst.
Schritt 4: Unvollendete Aufgaben werden am Ende des Tages auf die Liste für den nächsten Tag übernommen.
Schritt 5: Wiederhole diesen Prozess jeden Tag.
Warum funktioniert diese Methode so gut?
Klarer Fokus: Du konzentrierst dich voll und ganz auf das Wesentliche.
Vermeidung von Multitasking: Eine Aufgabe nach der anderen – das minimiert Fehler und erhöht die Effizienz.
Einfach umzusetzen: Kein kompliziertes System, kein Tool, nur Zettel und Stift.
Vermeidung von Überforderung: Die Begrenzung auf sechs Aufgaben verhindert unrealistische To-do-Listen.
Die größte Herausforderung: Sechs Aufgaben – das klingt wenig, oder? Genau hier liegt die Herausforderung: Priorisieren und Loslassen! Viele neigen dazu, viel mehr Aufgaben auf ihre Liste zu packen. Doch diese Begrenzung zwingt dich dazu, das wirklich Wichtige zu erkennen und den Rest (vorerst) links liegen zu lassen.
Kurz gesagt: Die Ivy-Lee-Methode bringt Klarheit in den Arbeitstag, indem sie den Fokus auf die wichtigsten Aufgaben lenkt – ganz ohne Schnickschnack. Wer es schafft, sich auf sechs klare To-dos zu beschränken, arbeitet strukturierter und erfolgreicher.
Und wenn dir sechs Aufgaben zu viel oder zu wenig erscheinen, könnte die nächste Methode genau das Richtige sein: Die Pomodoro-Technik – für mehr Fokus in kurzen, produktiven Intervallen!
5. Die Pomodoro-Technik – Produktivität in kleinen Häppchen.
Kennst du das Gefühl, wenn du dich stundenlang an einer Aufgabe festbeißt und am Ende trotzdem das Gefühl hast, nichts geschafft zu haben? Genau dieses Problem wollte der italienische Unternehmer Francesco Cirillo in den 1980er-Jahren lösen. Seine Antwort: die Pomodoro-Technik. Inspiriert wurde er dabei von einer simplen Küchenuhr in Tomatenform (italienisch Pomodoro), die ihm half, seine Arbeit in feste Zeitblöcke einzuteilen.
Das ist hier ist meine original Pomodoro-Uhr. Leider schon etwas angestaubt, aber ich habe die Technik einige Jahre konsequent genutzt. Sehr zum Leidwesen meiner Büronachbarn, denn die Uhr geht halt alle 25 Minuten einmal los (Foto: BrandDoctor).
Wie funktioniert die Pomodoro-Technik?
Schritt 1: Wähle eine Aufgabe, die du erledigen möchtest. Schritt 2: Stelle einen Timer auf 25 Minuten – das ist dein erster Pomodoro. Schritt 3: Arbeite konzentriert an dieser Aufgabe, bis der Timer klingelt. Schritt 4: Mache eine 5-minütige Pause. Bewege dich, trink etwas, atme durch. Schritt 5: Wiederhole das Ganze. Nach vier Pomodoros gönnst du dir eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten.
Warum funktioniert die Pomodoro-Technik so gut?
Maximaler Fokus: Die kurze Arbeitszeit zwingt dich, konzentriert zu bleiben.
Keine Überforderung: 25 Minuten wirken machbar – so fällt der Einstieg leichter.
Regelmäßige Pausen: Diese verhindern geistige Ermüdung und steigern die Produktivität.
Klare Struktur: Die Methode schafft einen klaren Rhythmus im Arbeitstag.
Die größte Herausforderung: So simpel die Methode klingt, so schwer ist es, Ablenkungen konsequent auszublenden. Ob das klingelnde Smartphone, eine neue E-Mail oder der spontane Plausch mit Kolleginnen und Kollegen – jede Unterbrechung kostet Fokus. Hier hilft: Handy auf lautlos, E-Mails schließen und Mitmenschen freundlich um ungestörte Zeit bitten.
Kurz gesagt: Die Pomodoro-Technik bringt dich durch kurze, intensive Arbeitsphasen in einen produktiven Flow und hilft dir, konzentriert und effizient zu arbeiten. Wer Störungen konsequent vermeidet, wird überrascht sein, wie viel in 25 Minuten möglich ist.
Du willst deine Arbeit noch besser strukturieren? Dann erfahre jetzt, wie Timeboxing dir hilft, Aufgaben fest in deinem Kalender zu verankern!
Alle 10 Zeitmanagement-Methoden im Überblick. Ein Klick auf die Abbildung startet automatisch den Download einer detaillierten PDF-Datei. (Abbildung: BrandDoctor)
6. Timeboxing – Gib deinen Aufgaben ein festes Zuhause.
Kennst du diese endlosen To-do-Listen, bei denen du dich fragst, wann du das alles jemals schaffen sollst? Genau hier setzt Timeboxing an – eine Methode, die nicht nur Aufgaben auflistet, sondern ihnen direkt einen festen Platz in deinem Kalender gibt. Statt dich von offenen Listen stressen zu lassen, blockst du dir feste Zeitfenster für jede Aufgabe. Klingt simpel? Ist es auch – und gleichzeitig unglaublich effektiv.
Wie funktioniert Timeboxing?
Schritt 1: Erstelle eine Liste mit Aufgaben, die du erledigen willst. Schritt 2: Weise jeder Aufgabe ein konkretes Zeitfenster in deinem Kalender zu. Schritt 3: Arbeite in diesem Zeitraum ausschließlich an dieser Aufgabe – nichts anderes. Schritt 4: Nach Ablauf des Zeitfensters: Aufgabe abschließen oder das nächste Zeitfenster planen.
Beispiel:
9:00–10:00 Uhr: Konzept für die neue Marketingkampagne entwickeln
10:00–10:30 Uhr: E-Mails beantworten
10:30–11:30 Uhr: Social-Media-Posts vorbereiten
Warum funktioniert Timeboxing so gut?
Klare Verbindlichkeit: Aufgaben sind nicht nur geplant, sondern fest im Kalender verankert.
Bessere Zeitnutzung: Du hast weniger Leerlauf und verzettelst dich nicht.
Schluss mit Perfektionismus: Das feste Zeitlimit verhindert, dass du dich in Details verlierst.
Mehr Fokus: Du weißt genau, woran du wann arbeitest – und was gerade nicht dran ist.
Die größte Herausforderung: Die Tücke beim Timeboxing? Realistische Zeitfenster setzen! Viele neigen dazu, Aufgaben zu knapp zu planen. Das führt zu Stress, wenn etwas länger dauert als gedacht. Hier hilft es, Pufferzeiten einzuplanen und ehrlich einzuschätzen, wie lange Dinge wirklich dauern.
Kurz gesagt: Timeboxing hilft dir, Aufgaben mit festen Zeiten zu verknüpfen und sorgt so für mehr Struktur, Verbindlichkeit und Fokus im Arbeitsalltag. Wer seine Zeit bewusst blockt, arbeitet gezielter und vermeidet Aufschieberitis. Und vergesst bloß nicht alltägliche Aufgaben, wie E-Mails bearbeiten, fest in euren Kalender einzutragen.
Wie du ähnliche Aufgaben noch effizienter bündeln kannst, erfährst du jetzt mit Task Batching – der Methode, die Multitasking endlich überflüssig macht!
7. Task Batching – Schluss mit dem ständigen Hin und Her.
Ständig zwischen E-Mails, Telefonaten, Präsentationen und Meetings hin- und herzuspringen, kostet nicht nur Zeit, sondern auch eine große Menge an Energie. Genau hier setzt Task Batching an: Statt alles durcheinander abzuarbeiten, bündelst du ähnliche Aufgaben und erledigst sie in einem Rutsch. Weniger Ablenkung, mehr Flow!
Wie funktioniert Task Batching?
Schritt 1: Analysiere deine Aufgaben und finde Gruppen ähnlicher Tätigkeiten.
Schritt 2: Blocke feste Zeitfenster in deinem Kalender für diese Aufgabenpakete.
Schritt 3: Arbeite diese gebündelten Aufgaben konzentriert und ohne Unterbrechung ab.
Beispiele für Task Batching:
E-Mails & Nachrichten: Statt ständig E-Mails zu checken, lieber zweimal täglich alle beantworten.
Meetings: Alle internen Meetings auf einen Tag bündeln, statt sie über die Woche zu verteilen.
Content-Erstellung: Social-Media-Posts für die ganze Woche in einer Session vorbereiten.
Warum funktioniert Task Batching so gut?
Weniger Kontextwechsel: Jeder Wechsel zwischen Aufgaben kostet Zeit und Fokus. Batching verhindert das.
Effizientere Abläufe: Wiederholende Aufgaben gehen schneller von der Hand.
Mehr Konzentration: Du arbeitest fokussierter und mit weniger Ablenkung.
Die größte Herausforderung: Richtiges Gruppieren ist die größte Hürde. Nicht jede Aufgabe passt zusammen. Kreative Arbeit erfordert z.B. andere Bedingungen als administrative Tätigkeiten. Wer zu große oder zu unterschiedliche Pakete schnürt, verliert schnell den Fokus. Daher: Aufgaben sinnvoll clustern und realistisch planen!
Kurz gesagt: Task Batching spart Zeit und Nerven, weil du ähnliche Aufgaben in Blöcken abarbeitest und so den Fokus hältst. Wer seine Arbeit clever bündelt, arbeitet effizienter und mit weniger Stress.
Du willst lernen, wie du Prioritäten noch einfacher setzen kannst? Dann wird dir die 3-3-3-Regel gefallen – eine simple Methode für klare Fokussierung!
8. Die 3-3-3-Regel – Weniger planen, mehr schaffen.
Kennst du das Gefühl, wenn deine To-do-Liste länger ist als dein Tag? Genau hier setzt die 3-3-3-Regel an. Sie hilft dir, den Fokus auf das Wesentliche zu lenken, indem sie klare Grenzen setzt: Drei Aufgaben für den Tag, drei für die Woche und drei für den Monat. Schluss mit Überforderung – so bleibt dein Kopf frei für das, was wirklich zählt.
Wie funktioniert die 3-3-3-Regel?
Schritt 1: Notiere dir täglich drei Aufgaben, die du heute unbedingt erledigen willst.
Schritt 2: Lege wöchentlich drei größere Aufgaben oder Projekte fest, die du voranbringen möchtest.
Schritt 3: Definiere monatlich drei große Ziele, die du erreichen willst.
Beispiel:
Heute: Angebot für Kundin Müller fertigstellen, Social-Media-Post planen, Team-Meeting vorbereiten.
Diese Woche: Marketingstrategie überarbeiten, Website-Update starten, Kundenakquise vorantreiben.
Diesen Monat: Relaunch der Website abschließen, neuen Kunden gewinnen, interne Prozesse optimieren.
Warum funktioniert die 3-3-3-Regel so gut?
Klarer Fokus: Du konzentrierst dich auf das Wesentliche – ohne dich zu verzetteln.
Machbare Planung: Drei Aufgaben klingen machbar und verhindern Überforderung.
Kontinuierlicher Fortschritt: Kleine Schritte führen zu großen Erfolgen.
Die größte Herausforderung: Die richtige Auswahl der Aufgaben ist entscheidend. Viele neigen dazu, weniger wichtige Aufgaben auf die Liste zu setzen, weil sie schneller erledigt sind. Die Kunst liegt darin, die wirklich relevanten und wirkungsvollen Aufgaben zu identifizieren.
Kurz gesagt: Die 3-3-3-Regel schafft Klarheit und hilft dir, dich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren. Mit kleinen, gezielten Schritten erzielst du nachhaltig große Erfolge.
Wie du systematisch Engpässe in deinem Arbeitsalltag aufspüren und beseitigen kannst, erfährst du jetzt mit der Theory of Constraints – der Strategie gegen Produktivitätsbremsen!
9. Theory of Constraints (Engpasstheorie) – Finde und löse deine größten Blockaden.
Kennst du das Gefühl, dass du trotz harter Arbeit einfach nicht schneller oder besser vorankommst? Genau hier setzt die Theory of Constraints (TOC) an. Entwickelt vom israelischen Physiker und Unternehmensberater Eliyahu M. Goldratt in den 1980er-Jahren, hilft diese Methode, den größten Engpass in einem Prozess zu finden und gezielt zu beseitigen. Denn oft scheitert der Fortschritt nicht an mangelnder Motivation, sondern an einem Flaschenhals, der den gesamten Ablauf ausbremst.
Wie funktioniert die Theory of Constraints?
Schritt 1: Identifiziere den Engpass – Finde heraus, welcher Teil deines Prozesses den gesamten Ablauf verlangsamt.
Schritt 2: Nutze den Engpass optimal aus – Sorge dafür, dass dieser Bereich reibungslos läuft und keine Zeit verschwendet wird.
Schritt 3: Unterordnen aller anderen Prozesse – Passe alle anderen Abläufe so an, dass sie den Engpass nicht zusätzlich belasten.
Schritt 4: Beseitige den Engpass – Entwickle Lösungen, um den Flaschenhals zu entschärfen (z.B. durch Automatisierung oder zusätzliche Ressourcen).
Schritt 5: Neuen Engpass erkennen – Nach der Lösung des Problems zeigt sich oft ein neuer Engpass. Der Prozess beginnt von vorn.
Beispiel: Ein Marketingteam kann tolle Kampagnen entwickeln, aber der Freigabeprozess zieht sich ewig. Der Engpass liegt nicht in der Kreativarbeit, sondern bei der Genehmigung. Die Lösung könnte sein, klare Verantwortlichkeiten zu schaffen, Abstimmungs-Meeting mit den Entscheiderinnen und Entscheidern frühzeitig zu planen oder den Prozess einfach zu automatisieren.
Warum funktioniert die Theory of Constraints so gut?
Fokus auf das Wesentliche: Statt überall gleichzeitig zu optimieren, konzentrierst du dich auf den größten Hebel.
Schnelle Ergebnisse: Schon kleine Anpassungen am Engpass können große Auswirkungen auf den gesamten Ablauf haben.
Klarer Handlungsplan: Die Methode liefert eine systematische Vorgehensweise zur Problemlösung.
Die größte Herausforderung: Den echten Engpass zu identifizieren, ist oft schwieriger, als es klingt. Viele optimieren an der falschen Stelle, weil sie Symptome statt Ursachen bekämpfen. Hier hilft ein genauer Blick auf den gesamten Prozess und ehrliches Feedback aus dem Team.
Kurz gesagt: Die Theory of Constraints hilft dir, den größten Flaschenhals in deinen Abläufen zu erkennen und gezielt zu beseitigen. So bringst du dein Unternehmen schneller und effizienter voran.
Wie du deine Produktivität noch weiter steigern kannst, erfährst du jetzt mit der »Eat That Frog«-Methode – dem besten Trick, um unangenehme Aufgaben direkt zu erledigen!
10. »Eat That Frog« – Die unangenehmste Aufgabe zuerst!
Wir alle kennen diese eine Aufgabe, die wie ein großer, grauer Elefant im Raum steht. Sie nervt, du schiebst sie von Tag zu Tag weiter und blockierst dabei den Kopf für alles andere. Brian Tracy, renommierter Motivationstrainer, hat dafür eine klare Botschaft: »Eat that frog!« – also: Schluck die Kröte! Gemeint ist damit, dass du die unangenehmste aber wichtigste Aufgabe des Tages unbedingt direkt als Erstes erledigen sollst.
Wie funktioniert die Eat That Frog-Methode?
Schritt 1: Identifiziere deine »Kröte« – Welche Aufgabe ist unangenehm, aber wichtig für deinen Erfolg?
Schritt 2: Setze klare Prioritäten – Wähle genau diese Aufgabe als Startpunkt deines Tages.
Schritt 3: Zieh es durch! – Keine Ausreden, keine Ablenkung. Einfach anfangen und erledigen.
Schritt 4: Belohne dich danach – Gönn dir nach der »Kröte« ein Erfolgserlebnis, das motiviert für den Rest des Tages.
Beispiel: Du weißt, dass ein unangenehmes Telefonat mit einem schwierigen Kunden ansteht. Anstatt es zu verschieben, rufst du gleich morgens an. Danach fühlst du dich erleichtert und kannst dich mit freiem Kopf den angenehmeren Aufgaben widmen.
Warum funktioniert »Eat That Frog« so gut?
Mehr Motivation: Nach der »Kröte« fühlt sich alles andere leichter an.
Weniger Stress: Keine unangenehmen Aufgaben, die dich den ganzen Tag belasten.
Schnellerer Fortschritt: Wichtige Aufgaben werden nicht mehr aufgeschoben, sondern erledigt.
Die größte Herausforderung: Der innere Widerstand ist der größte Gegner. Unangenehme Aufgaben sind eben… unangenehm. Aber genau deshalb bringt es so viel, sie direkt anzugehen. Der Trick: Nicht nachdenken, sondern einfach anfangen.
Kurz gesagt: Mit der »Eat That Frog«-Methode erledigst du unangenehme, aber wichtige Aufgaben sofort – und startest motiviert und stressfrei in den Tag. Wer seine »Kröte« direkt morgens schluckt, schafft danach mehr mit weniger Druck.
Und damit du diese und alle anderen Methoden auch wirklich in deinen Alltag integrierst, zeige ich dir jetzt, wie du Zeitmanagement-Strategien nachhaltig und effektiv umsetzt!
11. Die ALPEN-Methode – Der strukturierte Weg durch den Arbeitstag.
Zum Schluss noch einmal zurück zu unserem Zeitmanagement-Guru vom Anfang: Der Tag könnte so produktiv sein – wenn er nur besser geplant wäre! Genau hier setzt die ALPEN-Methode an, entwickelt vom renommierten Zeitmanagement-Experten Lothar J. Seiwert. Diese Methode bietet einen einfachen, aber effektiven Leitfaden für die Tagesplanung. Der Name ist kein Zufall, sondern ein Akronym für fünf entscheidende Schritte, mit denen du deinen Arbeitstag strukturiert und stressfrei meisterst.
Wie funktioniert die ALPEN-Methode?
A – Aufgaben notieren: Schreibe alle Aufgaben auf, die heute erledigt werden müssen – von der dringenden E-Mail bis zum wichtigen Meeting.
L – Länge schätzen: Schätze den Zeitaufwand für jede Aufgabe realistisch ein. Lieber großzügig kalkulieren, um Stress zu vermeiden.
P – Pufferzeiten einplanen: Unvorhergesehenes passiert immer! Plane ca. 40 % deines Tages als Puffer für spontane Aufgaben und Unterbrechungen ein.
E – Entscheidungen treffen: Setze klare Prioritäten: Was muss heute erledigt werden? Was kann warten? Delegiere, was nicht zwingend von dir gemacht werden muss.
N – Nachkontrolle: Am Tagesende überprüfst du, was erledigt wurde und was nicht. Unerledigte Aufgaben wandern auf die Liste für den nächsten Tag.
Beispiel: Du planst deinen Tag und schätzt für das Schreiben eines Blogartikels 2 Stunden, für Meetings 1 Stunde und für E-Mails 30 Minuten ein. Zusätzlich blockst du 3 Stunden für Unvorhergesehenes. Am Ende des Tages prüfst du, ob du alles geschafft hast, und passt deinen Plan für morgen an.
Warum funktioniert die ALPEN-Methode so gut?
Ganzheitliche Planung: Nichts wird vergessen – von der Aufgabe bis zur Pufferzeit.
Flexibilität: Spontane Ereignisse bringen dich nicht mehr aus dem Konzept.
Reflexion: Die Nachkontrolle hilft, den eigenen Arbeitsstil stetig zu verbessern.
Die größte Herausforderung: Die ALPEN-Methode erfordert Disziplin. Wer Aufgaben nicht realistisch einschätzt oder Pufferzeiten ignoriert, läuft Gefahr, in Zeitnot zu geraten. Der Erfolg der Methode hängt stark davon ab, wie ehrlich und konsequent du sie umsetzt.
Kurz gesagt: Die ALPEN-Methode sorgt mit ihrer klaren Struktur dafür, dass du deinen Tag realistisch planst, flexibel bleibst und kontinuierlich besser wirst. Wer sie diszipliniert anwendet, arbeitet entspannter und produktiver.
Du willst wissen, wie du deine Planung noch effektiver gestalten kannst? Dann erfährst du jetzt im nächsten Kapitel, wie du mit den besten Strategien zur Integration von Zeitmanagement-Methoden diese Tools nachhaltig in deinen Alltag bringst!
»Time/system« von Lothar Seiwert.
Lothar Seiwert, ein renommierter Experte für Zeitmanagement, entwickelte in den 1980er-Jahren die »Seiwert-Methode« und veröffentlichte dazu das Buch »Mehr Zeit für das Wesentliche: besseres Zeitmanagement mit der Seiwert-Methode«. Diese Methode zielt darauf ab, den Umgang mit der eigenen Zeit zu optimieren und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
Ein zentrales Element der Seiwert-Methode ist das Zeitplanbuch, ein Ringbuch, das als persönlicher Organizer dient. Dieses Hilfsmittel unterstützt Anwenderinnen und Anwender dabei, ihre Aufgaben zu strukturieren, Prioritäten zu setzen und den Tagesablauf effizient zu gestalten. Durch die schriftliche Planung im Zeitplanbuch sollen Zeitdiebe identifiziert und eliminiert werden, um mehr Raum für wichtige Tätigkeiten zu schaffen.
Die Seiwert-Methode und das dazugehörige Zeitplanbuch (Time/system) fanden insbesondere in den 1980er- und 1990er-Jahren breite Anwendung bei Fach- und Führungskräften, die ihre Produktivität steigern und ihre Zeit effektiver nutzen wollten. Auch heute noch sind die Prinzipien der Seiwert-Methode relevant und werden in verschiedenen Publikationen und Seminaren vermittelt.
Weitere Informationen zu Lothar Seiwert und seinen Ansätzen im Zeitmanagement findest du auf seiner offiziellen Website.
12. Tipps zur erfolgreichen Integration von Zeitmanagement-Methoden – Dranbleiben statt Aufgeben.
Zeitmanagement-Methoden klingen oft vielversprechend, scheitern aber in der Praxis schnell. Warum? Weil wir versuchen, alles auf einmal zu ändern. Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, neue Methoden schrittweise in den Alltag zu integrieren und flexibel zu bleiben. Hier sind praktische Tipps, wie du das schaffst.
1. Kleine Schritte – Fokus auf eine Methode
Starte nicht mit fünf Methoden gleichzeitig. Wähle eine aus, die zu deinem aktuellen Arbeitsstil passt, und probiere sie gezielt aus. Erst wenn sie sitzt, kannst du weitere ergänzen.
2. Regelmäßige Reflexion und Anpassung
Nimm dir bewusst Zeit, um zu reflektieren:
Was funktioniert gut?
Wo gibt es Hindernisse?
Was kannst du anpassen? Ein kurzes Wochen-Review hilft dir, Methoden kontinuierlich zu verbessern.
3. Nutze Tools und Hilfsmittel
Es gibt zahlreiche digitale Helfer, die dich bei der Umsetzung unterstützen:
Apps wie Todoist, Notion, Asasa oder Trello für Aufgabenmanagement
Kalender-Tools für Timeboxing (z.B. Google Kalender)
Timer-Apps für die Pomodoro-Technik (z.B. Focus Booster) Diese Tools nehmen dir Denkarbeit ab und helfen, den Überblick zu behalten.
4. Flexibilität statt starrer Pläne
Der Tag läuft selten nach Plan. Bleib flexibel und passe deine Methoden an. Wenn die To-do-Liste zu lang wird, priorisiere neu. Wenn der Pomodoro-Timer dich stresst, verlängere die Arbeitsintervalle. Es geht nicht um Perfektion, sondern um Praxisnähe.
5. Dranbleiben – Routinen schaffen
Neues braucht Zeit. Plane feste Zeiten ein, um Methoden bewusst anzuwenden, vielleicht auch erst einmal nur einen tag in der Woche. Nach ein paar Wochen wird aus der neuen Methode eine Routine, die fast automatisch abläuft.
Kurz gesagt: Zeitmanagement funktioniert dann am besten, wenn du langsam startest, regelmäßig reflektierst und flexibel bleibst. Wer Tools clever nutzt und realistisch plant, schafft es, Methoden nachhaltig in den Alltag zu integrieren.
Und jetzt bleibt nur noch eins: Loslegen! Wähle eine Methode aus diesem Beitrag, setze sie um – und beobachte, wie deine Produktivität wächst!
13. Fazit: Deine Zeit, deine Regeln.
Zeit ist die einzige Ressource, die wir nicht vermehren können – aber wir können lernen, besser damit umzugehen. Die vorgestellten Zeitmanagement-Methoden bieten dir viele Wege, um deinen Arbeitsalltag produktiver, entspannter und strukturierter zu gestalten. Ob du mit der Ivy-Lee-Methode startest, mit Timeboxing feste Zeiten setzt oder mithilfe der Theory of Constraints Blockaden löst – es geht darum, die Methoden zu finden, die zu dir passen.
Deine nächsten Schritte
Starte klein: Wähle eine Methode und probiere sie aus.
Bleib flexibel: Passe die Methoden an deinen Alltag an.
Reflektiere regelmäßig: Was funktioniert? Was nicht? Verbessere kontinuierlich.
Nutze Tools: Apps, Timer und Kalender helfen dir, den Überblick zu behalten.
Kurz gesagt: Zeitmanagement ist keine Zauberei, sondern Übungssache. Mit den richtigen Methoden und etwas Disziplin kannst du deine Produktivität gezielt steigern und dir mehr Freiräume schaffen.
Und falls du tiefer in das Thema einsteigen möchtest, habe ich im nächsten Kapitel ein paar spannende Literaturtipps zum Thema Zeitmanagement für dich zusammengestellt!
14. Literaturtipps
Um dein Wissen im Bereich Zeitmanagement zu vertiefen, habe ich eine Auswahl an Fachbüchern zusammengestellt, die praxisnahe Strategien und Methoden vermitteln. Diese Werke sind aktuell bei Amazon erhältlich und wurden von Leserinnen und Lesern hervorragend bewertet.
Abbidungen: Amazon
«24/7-Zeitmanagement: Das Zeitmanagement-Buch für alle, die keine Zeit haben, ein Zeitmanagement-Buch zu lesen» , Autor: Tim Reichel
Dieses Buch bietet praxisorientierte Tipps und Methoden für ein effektives Zeitmanagement, ideal für alle, die schnell Erfolge erzielen und nachhaltige Verbesserungen in ihrem Alltag integrieren möchten.
«4000 Wochen: Das Leben ist zu kurz für Zeitmanagement», Autor: Oliver Burkeman
Burkeman regt dazu an, den Umgang mit Zeit grundlegend zu überdenken und bietet neue Perspektiven für ein erfülltes Leben jenseits klassischer Zeitmanagement-Methoden.
«Die 7 Wege zur Effektivität: Prinzipien für persönlichen und beruflichen Erfolg» , Autor: Stephen R. Covey
Covey präsentiert zeitlose Prinzipien, die sowohl im persönlichen als auch im beruflichen Kontext zu mehr Effektivität und Erfolg führen.
«Eat That Frog!: 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time» , Autor: Brian Tracy
Tracy liefert 21 konkrete Methoden, um Prokrastination zu überwinden und die eigene Produktivität zu steigern.
«Getting Things Done: The Art of Stress-free Productivity» , Autor: David Allen
Allen stellt ein umfassendes System vor, um Aufgaben effizient zu organisieren und stressfrei abzuarbeiten.
Ich hoffe, diese Empfehlungen helfen dir dabei, dein Zeitmanagement weiter zu optimieren und deinen Arbeitsalltag noch produktiver zu gestalten.
Der BrandDoctor hilft bei wichtigen Markenentscheidungen mit Tragweite.
Als BrandDoctor helfe ich Unternehmern, Gründern und Marketingverantwortlichen sowie Marken- und Designagenturen dabei, ihre wichtigen Marken- und Marketingentscheidungen professionell und Erfolg versprechend zu treffen. Mit innovativen Tools unterstütze ich sie, das wichtige strategische Fundament dafür zu legen, mit ihren Marken nachhaltig erfolgreich am Markt zu agieren.
Über den Autor: Andreas Wiehrdt entwickelt und revitalisiert Marken seit über 20 Jahren. Allein, als Markenstrategieberater oder im Team mit erfahrenen Spezialisten aus seinem Kompetenznetzwerk.
